Conditions générales d'utilisation et de vente

1. Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation et de Vente (les « CGU-CGV » ou le « Contrat ») définissent les conditions dans lesquelles la société O'BRIEN, SAS au capital de 1 000 euros, immatriculée au RCS d'Aix-en-Provence sous le numéro 104 325 121 (« Heldert »), met à disposition sa plateforme logicielle en mode SaaS accessible à l'adresse heldert.com (la « Plateforme »), au bénéfice de son client professionnel (le « Client »).

La Plateforme est un logiciel de gestion des ressources humaines et de la paie, incluant des fonctionnalités d'assistance par intelligence artificielle.

Le Contrat est réservé aux personnes morales et aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Il ne s'adresse pas aux consommateurs. En créant un compte, le Client déclare accepter sans réserve le présent Contrat.

2. Documents contractuels

La relation entre Heldert et le Client est régie, par ordre de priorité en cas de contradiction, par : (i) l'éventuel bon de commande ou devis signé ; (ii) l'Accord de traitement des données personnelles (DPA, article 28 RGPD) ; (iii) les présentes CGU-CGV ; (iv) la Politique de confidentialité et les Mentions légales.

L'ensemble de ces documents forme le Contrat. Le DPA fait partie intégrante et indissociable du Contrat.

3. Compte et accès

L'accès à la Plateforme requiert la création d'un compte. Le Client garantit l'exactitude des informations fournies et s'engage à les tenir à jour.

Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants de connexion de ses utilisateurs et de toute action réalisée depuis son espace. Il définit les rôles et habilitations de ses propres utilisateurs (administrateurs RH, managers, salariés).

4. Description du service

Heldert propose une offre unique, tout inclus, donnant accès à l'intégralité des fonctionnalités de la Plateforme dès le premier salarié : gestion des salariés et de l'organisation, congés et absences, temps et activité, notes de frais, paie native, déclarations sociales, et fonctionnalités d'assistance par intelligence artificielle.

Heldert peut faire évoluer la Plateforme (corrections, améliorations, nouvelles fonctionnalités) sans que cela n'altère substantiellement les fonctionnalités essentielles souscrites.

5. Prix, essai gratuit et facturation

Les prix, les modalités de décompte des utilisateurs et, le cas échéant, la période d'essai sont ceux de l'offre en vigueur au jour de la souscription, telle que décrite sur la page « Tarifs » ou dans le bon de commande accepté par le Client. Les prix sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA au taux en vigueur (20 % en France) s'ajoute pour les Clients établis en France.

L'offre peut comprendre une période d'essai gratuite, dont la durée et les conditions (notamment l'enregistrement d'un moyen de paiement à l'inscription) sont celles indiquées lors de la souscription. Aucun montant n'est prélevé pendant l'essai. À son issue, l'abonnement payant démarre automatiquement selon l'offre souscrite, sauf résiliation intervenue avant ce terme.

Sauf stipulation contraire de l'offre souscrite, la facturation est mensuelle, à terme échu, prélevée par carte bancaire via notre prestataire de paiement Stripe. Le Client gère son moyen de paiement, ses factures et sa résiliation depuis son espace de facturation.

Heldert se réserve le droit de faire évoluer ses tarifs. Toute évolution tarifaire est notifiée au Client au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur ; à défaut d'acceptation, le Client peut résilier sans frais avant la prise d'effet du nouveau tarif.

Tout retard ou défaut de paiement autorise Heldert, après relance restée sans effet pendant quinze (15) jours, à suspendre l'accès à la Plateforme jusqu'à régularisation, sans préjudice des pénalités de retard légales applicables entre professionnels.

6. Durée et résiliation

Le Contrat est conclu sans engagement de durée. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace de facturation ; la résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours et aucune redevance n'est due au titre des périodes ultérieures.

Heldert peut résilier le Contrat de plein droit, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, en cas de manquement grave du Client (notamment défaut de paiement, usage illicite de la Plateforme, atteinte à la sécurité).

La résiliation entraîne la fermeture de l'accès à la Plateforme, sous réserve des dispositions relatives à la réversibilité (article 10).

7. Disponibilité, maintenance et nature de l'obligation

Heldert met en œuvre ses meilleurs efforts pour assurer la disponibilité et le bon fonctionnement de la Plateforme, sans garantie chiffrée de taux de disponibilité.

Heldert peut interrompre l'accès pour des opérations de maintenance. Les maintenances planifiées sont, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des heures ouvrées et annoncées à l'avance.

Les obligations de Heldert au titre du Contrat sont des obligations de moyens. Heldert fournit un outil logiciel destiné à assister le Client dans sa gestion RH et paie ; il ne fournit ni prestation de tenue de la paie, ni conseil juridique, comptable, social ou fiscal, et ne garantit aucun résultat.

La Plateforme est fournie « en l'état » et « selon disponibilité ». Heldert ne garantit pas que les résultats produits par la Plateforme (notamment calculs de paie, cotisations, déclarations sociales, analyses de conformité, documents ou suggestions) soient exempts d'erreurs, exhaustifs, à jour ou adaptés à une situation particulière du Client. Il appartient au Client de vérifier et de valider ces résultats avant toute utilisation ou transmission à un tiers.

8. Obligations et responsabilité du Client

Le Client, en sa qualité d'employeur et de responsable des traitements portant sur les données de ses salariés, s'engage à utiliser la Plateforme conformément à la réglementation applicable (droit du travail, RGPD, obligations sociales et fiscales).

Le Client demeure seul responsable, en sa qualité d'employeur, de sa paie, de ses bulletins, de ses déclarations sociales et fiscales et de leur conformité, ainsi que de leur transmission dans les délais aux salariés, organismes sociaux et administrations. La Plateforme constitue une aide à leur établissement, dont le Client conserve la maîtrise et la validation finale.

Le Client est responsable de l'exactitude, de la complétude et de la mise à jour des données qu'il saisit ou importe (informations salariés, contrats, éléments variables de paie, temps, absences). Heldert n'encourt aucune responsabilité au titre d'un résultat erroné qui résulterait de données inexactes, incomplètes ou périmées fournies par le Client, d'un paramétrage effectué par le Client, ou de l'absence de vérification et de validation des résultats par le Client.

Le Client s'interdit notamment :

• d'utiliser la Plateforme à des fins illicites ou contraires au présent Contrat ;
• de tenter d'accéder à des comptes ou données qui ne lui sont pas destinés, ni de compromettre la sécurité de la Plateforme ;
• de procéder à toute opération de rétro-ingénierie, décompilation ou copie du code source de la Plateforme ;
• d'enregistrer dans la Plateforme des données qu'il n'a pas le droit légitime de traiter, ou des catégories de données non nécessaires à la gestion RH et paie.

9. Rôle de l'intelligence artificielle et contrôle humain

La Plateforme intègre des fonctionnalités d'intelligence artificielle destinées à assister le Client (analyses de conformité, suggestions, génération de documents, aide à la décision RH et paie). Ces fonctionnalités ont une finalité d'aide et d'assistance.

L'intelligence artificielle propose ; le Client dispose et décide. Toute décision produisant des effets juridiques ou significatifs à l'égard d'une personne (recrutement, évaluation, rémunération, discipline, fin de contrat, établissement de la paie et des déclarations) relève de la seule responsabilité du Client, qui exerce un contrôle humain effectif et conserve la maîtrise finale. Le Client demeure décisionnaire et reste tenu de vérifier la pertinence des résultats fournis avant toute mise en œuvre.

Les résultats produits par l'IA peuvent comporter des inexactitudes ou des omissions. Ils ne constituent ni un conseil juridique, ni un conseil comptable ou fiscal personnalisé, et ne se substituent pas à l'appréciation du Client ni, le cas échéant, à celle de ses conseils. Heldert ne saurait être tenu responsable des décisions prises par le Client sur le fondement des suggestions de l'IA.

Les modalités techniques et de transparence relatives à l'IA (nature des systèmes, journalisation, marquage des contenus générés, conformité au règlement (UE) 2024/1689) sont décrites dans la notice de transparence IA accessible depuis la Plateforme et dans la documentation associée.

10. Protection des données personnelles, réversibilité et restitution

Dans le cadre de la fourniture de la Plateforme, Heldert traite des données personnelles pour le compte du Client. Le Client agit en qualité de responsable de traitement et Heldert en qualité de sous-traitant, au sens du RGPD. Les conditions de ce traitement sont régies par le DPA (article 28 RGPD) conclu entre les parties, qui précise notamment les mesures de sécurité, la liste des sous-traitants ultérieurs et l'encadrement des transferts hors Union européenne par clauses contractuelles types.

Réversibilité : à tout moment pendant la durée du Contrat, le Client peut exporter ses données depuis la Plateforme dans un format structuré et lisible (par exemple CSV et PDF).

À l'issue du Contrat, les données du Client restent accessibles pour export pendant une durée de trente (30) jours à compter de la résiliation. Passé ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des durées de conservation légales imposées à Heldert et des obligations de conservation propres au Client (par exemple bulletins de paie), conformément au DPA et à la Politique de confidentialité.

11. Propriété intellectuelle

La Plateforme, ses composants logiciels, sa marque, ses interfaces et sa documentation sont et demeurent la propriété exclusive de la société O'BRIEN. Le Contrat confère au Client un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible de la Plateforme, pour la durée du Contrat et pour ses seuls besoins internes.

Les données saisies ou importées par le Client (les « Données Client ») demeurent la propriété du Client. Heldert ne dispose sur ces données que des droits strictement nécessaires à l'exécution du Contrat, conformément au DPA.

12. Confidentialité

Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques de l'autre partie auxquelles elle aurait accès dans le cadre du Contrat, et à ne les utiliser que pour les besoins de son exécution. Cette obligation survit à la fin du Contrat pendant une durée de trois (3) ans.

13. Responsabilité

La responsabilité de Heldert est engagée dans les conditions du droit commun, sous réserve des limitations suivantes, applicables dans la limite autorisée par la loi.

Compte tenu de la nature d'aide à la décision de la Plateforme et du contrôle final exercé par le Client, Heldert n'est pas responsable des conséquences des décisions prises par le Client, ni des erreurs, redressements, majorations, pénalités ou sanctions affectant la paie, les cotisations ou les déclarations du Client, dès lors qu'ils trouvent leur origine dans des données fournies par le Client, dans un choix ou un paramétrage du Client, ou dans l'absence de vérification et de validation des résultats par le Client.

Heldert ne saurait être tenu responsable des dommages indirects (perte d'exploitation, perte de chiffre d'affaires, perte de données imputable au Client, atteinte à l'image, préjudice commercial).

En tout état de cause, la responsabilité globale de Heldert au titre du Contrat, tous préjudices confondus, est plafonnée au montant total des sommes effectivement versées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux cas où la loi interdit une telle limitation.

14. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil et de la jurisprudence des tribunaux français.

15. Modification du Contrat

Heldert peut modifier le présent Contrat pour tenir compte d'évolutions légales, techniques ou commerciales. Toute modification substantielle est notifiée au Client au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après cette date vaut acceptation ; à défaut, le Client peut résilier sans frais.

16. Droit applicable et juridiction

Le présent Contrat est soumis au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à sa validité, son interprétation ou son exécution est soumis à la compétence exclusive des tribunaux d'Aix-en-Provence, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.