Politique de confidentialité

1. Deux situations distinctes

La présente politique explique comment la société O'BRIEN, éditrice de la plateforme Heldert, traite les données personnelles. Deux situations doivent être distinguées :

• Lorsque vous visitez notre site, demandez une démonstration, échangez avec nous ou administrez un compte client : O'BRIEN agit en qualité de responsable de traitement. La présente politique décrit ces traitements.
• Lorsque votre employeur utilise Heldert pour gérer ses ressources humaines et sa paie : votre employeur est le responsable de traitement et O'BRIEN un simple sous-traitant. Ce traitement est régi par l'Accord de traitement des données (DPA). Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous à votre employeur.

2. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la société O'BRIEN, SAS immatriculée au RCS d'Aix-en-Provence sous le numéro 104 325 121, dont le siège et les coordonnées figurent dans les mentions légales.

Le référent à la protection des données est Monsieur Arthur Arrazola de Onate. Pour toute question relative à vos données personnelles : equipeorwell@gmail.com.

3. Données que nous collectons (site, prospects, comptes)

En tant que responsable de traitement, nous collectons :

• Demandes de contact et de démonstration : nom, société, adresse e-mail, téléphone, effectif, message.
• Comptes utilisateurs et administrateurs clients : nom, adresse e-mail, identifiants de connexion, société.
• Facturation : coordonnées de facturation et historique des paiements. Les données de carte bancaire sont traitées directement par notre prestataire de paiement et ne sont pas conservées par O'BRIEN.
• Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur, et cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site.

4. Finalités et bases légales

Nous traitons ces données pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes de contact et de démonstration et assurer le suivi commercial : intérêt légitime et mesures précontractuelles.
• Créer et gérer votre compte et fournir le service : exécution du contrat.
• Établir la facturation et respecter nos obligations comptables : exécution du contrat et obligation légale.
• Assurer la sécurité, la prévention de la fraude et le bon fonctionnement du site : intérêt légitime.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux équipes de O'BRIEN habilitées. Pour ces traitements dont nous sommes responsables, nous recourons aux sous-traitants suivants :

• Supabase (hébergement de la base et des fichiers), Union européenne (Francfort).
• Resend Inc. (envoi d'e-mails), États-Unis. Transferts encadrés par Clauses Contractuelles Types (CCT).
• Calendly LLC (prise de rendez-vous de démonstration), États-Unis. Transferts encadrés par CCT.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (paiement de l'abonnement), Irlande, avec transferts éventuels vers les États-Unis encadrés par CCT.
• La liste complète des sous-traitants relatifs aux données RH figure dans notre DPA (accord de traitement des données).

6. Durées de conservation (données dont nous sommes responsables)

Nous conservons vos données pour les durées suivantes :

• Prospects et demandes de contact non suivies d'un contrat : 3 ans à compter du dernier contact.
• Comptes et données de compte client : pendant la durée de la relation contractuelle, puis suppression ou anonymisation.
• Factures et pièces comptables : 10 ans (art. L.123-22 du Code de commerce).
• Journaux techniques de connexion : jusqu'à 12 mois.
• Cookies : 13 mois maximum.

7. Données RH des salariés (Heldert sous-traitant)

Lorsque votre employeur utilise Heldert, O'BRIEN traite les données de ses salariés pour son compte, en qualité de sous-traitant, dans le cadre du DPA. Les durées de conservation appliquées pour le compte de l'employeur sont alignées sur les obligations légales françaises :

• Salariés actifs : toute la durée de la relation contractuelle avec l'employeur.
• Données d'un salarié archivé : anonymisation 5 ans après la fin du contrat (prescription générale, art. 2224 Code civil).
• Bulletins de paie : 50 ans côté employeur (art. L.3243-4 Code du travail).
• Variables de paie : 6 ans (art. R.243-14 CSS).
• DSN : 10 ans (obligations URSSAF).
• Pointages / temps de travail : 3 ans (art. L.3171-3 Code du travail).
• DUERP : 40 ans (art. D.4121-5 Code du travail).
• Candidatures non retenues : 2 ans maximum (recommandation CNIL), sauf consentement explicite de conservation.

8. Transferts hors Union européenne

Le stockage des données et l'exécution de nos fonctions applicatives ont lieu au sein de l'Union européenne (Francfort). Certains sous-traitants sont établis hors de l'Union européenne (notamment aux États-Unis) ; ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Pour exercer vos droits sur les traitements dont O'BRIEN est responsable, écrivez à equipeorwell@gmail.com. Si vos données sont traitées dans le cadre de l'utilisation de Heldert par votre employeur, adressez votre demande à votre employeur, responsable de ces traitements.

10. Cookies

Le site utilise uniquement des cookies fonctionnels strictement nécessaires (authentification, préférences). Aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience tiers n'est déposé. Le détail figure dans notre politique de cookies.

11. Modifications

La présente politique peut être mise à jour. Toute modification substantielle est portée à votre connaissance par un moyen approprié.